Leergang Verdieping Aanbestedingsrecht voor Inkopers

Banner verdieping aanbestedingsrecht voor inkopers

College 1: Eisen en criteria rechtmatig formuleren conform het transparantiebeginsel

Inkoopprofessionals moeten opdrachtspecificaties, contractvoorwaarden, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, (nadere) selectiecriteria, gunningscriteria en beoordelings- en gunningssystematieken zodanig formuleren dat alle redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige gegadigden en inschrijvers deze eisen en criteria op dezelfde wijze zullen kunnen begrijpen. Inkoopprofessionals kennen weliswaar deze op het transparantiebeginsel gebaseerde norm (vergelijk ook artikelen 1.9, 1.12 en 1.15 Aw 2012), maar de praktijk laat zien dat die norm regelmatig wordt geschonden. Het blijkt lastig te zijn om bij de voorbereiding van een aanbestedingsprocedure aan deze algemene, open norm in het concrete geval invulling te geven op een dusdanige manier dat dit op een later tijdstip in de procedure geen aanleiding tot problemen geeft.

In dit college zal aan de hand van veel voorbeelden duidelijk worden gemaakt hoe men bij het formuleren van eisen en criteria in concreto te werk moet gaan om die problemen te voorkomen. Aan de hand daarvan zal een duidelijk toetsingskader worden gepresenteerd waarmee inkoopprofessionals in hun eigen inkooppraktijk op rechtmatige wijze eisen en criteria kunnen formuleren die in overeenstemming zijn met het transparantiebeginsel.
 

College 2: Eisen en criteria rechtmatig formuleren conform het proportionaliteitsbeginsel

Opdrachtspecificaties, contractvoorwaarden, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, (nadere) selectiecriteria, gunningscriteria en beoordelings- en gunningssystematieken moeten verband houden met en in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Inkoopprofessionals kennen weliswaar deze op het proportionaliteitsbeginsel gestoelde basisnorm (vergelijk ook artikel 1.10, 1.13 en 1.16 Aw 2012), maar lopen in de praktijk regelmatig tegen het probleem aan dat zij het lastig vinden deze algemene, open norm te concretiseren. Zij worden in dat kader ten dele gefaciliteerd door de Voorschriften van de  Gids Proportionaliteit, maar vragen zich niet zelden af hoe zij – gegeven het karakter van die Voorschriften (“pas toe of leg uit”) – aan hun motiveringsplicht moeten voldoen wanneer zij van die Voorschriften zouden willen afwijken. Tegen dat probleem lopen zij eveneens aan wanneer zij hun beslissingen om opdrachten samen te voegen of niet in percelen te splitsen willen motiveren met inachtneming van het bepaalde in het – eveneens op het proportionaliteitsbeginsel gestoelde – clusterverbod en splitsingsgebod (vergelijk artikel 1.5 Aw 2012).

In dit college zal aan de hand van veel voorbeelden worden duidelijk gemaakt hoe men bij het formuleren van eisen en criteria in concreto te werk moet gaan om binnen de kaders van het proportionaliteitsbeginsel te blijven en – wanneer men buiten die kaders wenst te treden – hoe men invulling dient te geven aan motiveringsplichten. Aan de hand daarvan zal een concreet toetsingskader worden gepresenteerd waarmee inkoopprofessionals in hun eigen inkooppraktijk op rechtmatige wijze eisen en criteria kunnen formuleren die in overeenstemming zijn met het proportionaliteitsbeginsel.
 

College 3: Rechtmatig wijzigen van eisen en criteria tijdens en na de aanbestedingsprocedure

Het komt regelmatig voor dat inkoopprofessionals na de aankondiging van de aanbestedingsprocedure tot het inzicht komen dat eisen en criteria – om welke reden dan ook – moeten worden aangepast. De mogelijkheid om dat te doen is aan banden gelegd door de beginselen van aanbestedingsrecht. Het blijkt in de praktijk voor inkoopprofessionals echter lastig te zijn om te bepalen welke ruimte zij in dat kader precies hebben, te meer ook omdat de uitwerking van de beginselen in nadere regels – zowel in wetgeving als in jurisprudentie – niet altijd even duidelijk is. Die nadere regels lijken bovendien te verschillen, al naar gelang de behoefte tot wijziging van eisen en criteria opkomt hetzij tijdens de aanbestedingsprocedure zelf, hetzij nadat die procedure inmiddels heeft geresulteerd in het sluiten van een bindende overeenkomst (vergelijk hoofdstuk 2.5 Aw 2012).

In dit college zal aan de hand van veel voorbeelden worden duidelijk gemaakt hoe men bij het wijzigen van eisen en criteria, zowel tijdens de aanbestedingsprocedure als na afloop daarvan, binnen de kaders van de beginselen van aanbestedingsrecht te werk moet gaan. Aan de hand daarvan zal een concreet toetsingskader worden gepresenteerd waarmee inkoopprofessionals in hun eigen inkooppraktijk op rechtmatige wijze eisen en criteria tijdens of na afloop van de aanbestedingsprocedure kunnen wijzigen.
 

College 4: Rechtmatig beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen

Aanmeldingen (van gegadigden) en inschrijvingen (van inschrijvers) moeten worden beoordeeld op basis van en in overeenstemming met de vooraf bekend gemaakte opdrachtspecificaties, contractvoorwaarden, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, (nadere) selectiecriteria, gunningscriteria en beoordelings- en gunningssystematieken. Deze eisen en criteria zijn geformuleerd op een moment waarop de betrokken inkoopprofessionals natuurlijk nog geen inzicht hebben in de beoogde aanmeldingen en inschrijvingen en evenmin in de identiteit van de betrokken gegadigden en inschrijvers. De ontvangst en beoordeling van die aanmeldingen en inschrijvingen – alsook de kennisname van de identiteit van de indieners daarvan – leidt bij inkoopprofessionals niet zelden tot reflectie op en nieuwe inzichten ten aanzien van de vooraf gestelde eigen eisen en criteria. In dat kader kunnen bijvoorbeeld interpretatievragen rijzen, zowel ten aanzien die eisen en criteria zelf (zie ook thema (i) hiervoor) als ten aanzien van de inhoud van de ontvangen aanmeldingen en inschrijvingen. Om deze interpretatievragen te kunnen beantwoorden en tot rechtmatige vervolgbeslissingen in de aanbestedingsprocedure te kunnen komen, zoeken inkoopprofessionals naar ruimte om bilateraal met gegadigden en inschrijvers over hun aanmeldingen respectievelijk inschrijvingen te kunnen communiceren. In het verlengde daarvan zoeken zij naar ruimte om bepaalde aanmeldingen of inschrijvingen – voor zover de inhoud daarvan bij hen vragen oproept in het licht van de vooraf gestelde eisen en criteria – hetzij verder buiten beschouwing te kunnen laten, hetzij juist ‘binnen de procedure’ te kunnen houden.

In dit college zal aan de hand van veel voorbeelden worden duidelijk gemaakt hoe men bij de beoordeling van aanmeldingen en inschrijvingen binnen de kaders van de beginselen en regels van aanbestedingsrecht te werk moet gaan. Aan de hand daarvan zal een concreet toetsingskader worden gepresenteerd waarmee inkoopprofessionals in hun eigen inkooppraktijk op rechtmatige wijze aanmeldingen en inschrijvingen kunnen beoordelen en op basis daarvan rechtmatige vervolgbeslissingen kunnen nemen wat betreft de (verdere) deelname van de betrokken gegadigden of inschrijvers aan de aanbestedingsprocedure.
 

College 5: Rechtmatig gunnen en contracteren

De beoordeling van de inschrijvingen op basis van en in overeenstemming met de vooraf bekend gemaakte opdrachtspecificaties, gunningscriteria en beoordelings- en gunningssystematieken, levert een aantal uitkomsten op. Inkoopprofessionals zullen op basis daarvan kunnen bepalen welke inschrijvingen wel en niet voldoen aan de opdrachtspecificaties. Ook zullen zij kunnen bepalen welke van de conforme inschrijvingen vervolgens als beste uit de bus komt in het licht van de gunningscriteria. In het normale geval zullen zij vervolgens overgaan tot het publiceren van de mededeling van de gunningsbeslissing om daarna – na afloop van de ongebruikt gelaten standstill-periode – te contracteren met de winnende inschrijver. In dit kader kunnen allereerst vragen rijzen met betrekking tot de formulering en motivering van de mededeling van de gunningsbeslissing zelf. De praktijk laat namelijk zien dat de rechtmatigheid van die mededeling dikwijls ter discussie wordt gesteld tijdens de standstill-periode. Een vervolgvraag is dan welke ruimte inkoopprofessionals nog tot hun beschikking hebben wanneer zij – al dan niet op basis van die discussie – de motivering van de gunnings-beslissing zouden willen aanvullen of – integendeel – die gunningsbeslissing juist zouden willen intrekken om een nieuwe gunningsbeslissing ten faveure van een andere inschrijver te kunnen nemen. In het verlengde van dat laatste rijst eveneens niet zelden de vraag welke mogelijkheden nog bestaan om op de aanbestedingsprocedure als geheel terug te komen en de opdracht opnieuw aan te besteden.

In dit college zal aan de hand van veel voorbeelden worden duidelijk gemaakt hoe men na de beoordeling van de inschrijvingen binnen de kaders van de beginselen en regels van aanbestedingsrecht te werk moet gaan bij het formuleren en motiveren van de mededeling van de gunningsbeslissing en welke mogelijkheden vervolgens nog bestaan wanneer die beslissing wordt geproblematiseerd. Aan de hand daarvan zal een concreet toetsingskader worden gepresenteerd waarmee inkoopprofessionals in hun eigen inkooppraktijk op rechtmatige wijze de mededeling van de gunningsbeslissing kunnen formuleren en motiveren en naar aanleiding van een geproblematiseerde mededeling van de gunningsbeslissing rechtmatige vervolgbeslissingen kunnen nemen wat betreft de (verdere) afwikkeling van de aanbestedingsprocedure.

<< Terug naar de hoofdpagina van de Leergang Verdieping Aanbestedingsrecht voor Inkopers